MUISTILISTA: Tapahtuman järjestäminen

TAPAHTUMAN JÄRJESTÄMINEN

1. Ideointi

Esim. ideointikilpailu tai tapahtumakollaasit
Kaikki ideat otetaan huomioon ja niistä keskustellaan yhdessä.
Idean prosessointi:
- Mikä on tapahtuman nimi?
- Kenelle tapahtuma on suunnattu (kohderyhmä)?
- Milloin tapahtuma järjestetään (päivämäärä, kellonaika, kesto)? Onko aika kohderyhmää ajatellen sopiva? Onko päällekkäisiä tapahtumia tiedossa?
- Missä tapahtuma järjestetään (paikka, tila, osoite)? Onko paikka teknisiltä ratkaisuiltaan ohjelmasisältöihin sopiva? Onko paikka kulkemisen suhteen järkevä?
- Miksi tapahtuma järjestetään? (sisältö, teema)
- Kuka järjestää tapahtuman?
- Onko tapahtuman toteutukselle realistiset mahdollisuudet (esim. aikataulu, talous, turvallisuus)?

2. Idean valinta

Kaikista ideoista valitaan yksi toteutettavaksi (äänestys tai yhteinen sopiminen).

3. Suunnittelu ja järjestäminen

Tutustuminen, yhteiset pelisäännöt
Selkeä ja yhdessä sovittu aikataulu sekä työnjako tuotantoprosessin, tapahtumapäivän ja purkuprosessin aikana
Tapahtuman sisältöjen suunnittelu ja käytännön järjestelyt työryhmissä:
- Työryhmät toimivat mahdollisimman itsenäisesti.
- Tapahtuman vastuuhenkilö varmistaa työryhmien toiminnan edistymisen, kuinka paljon rahaa on käytettävissä kullekin työryhmälle (budjetissa pysyminen), jne.
- Jokaisen työryhmän kokouksen lopussa sovitaan seuraava tapaamiskerta.
- Ota aikataulutuksessa huomioon mahdolliset itsestäsi riippumattomat viivästymiset.
- Työnjako:
  - Kuka on päävastuussa tapahtumasta?
  - Kuka on vastuussa mistäkin ja kuka tekee mitäkin (työryhmät, väh. 2 henkilöä / ryhmä)?
  - Työryhmät voivat olla esim. (lue lisää tekstin loppuosasta):
    - A) tiedotus ja markkinointi
    - B) luvat ja talousasiat
    - C) tilat ja turvallisuus
    - D) ohjelma
    - E) tarjoilut
  - Mihin mennessä on mikäkin tehtävä hoidettava tai oltava valmiina (deadlinet)?
Tapahtuman mahdolliset yhteistyökumppanit
- Ketkä ovat tapahtuman mahdolliset yhteistyökumppanit?
  - Esim. paikalliset yritykset, kuten pankit ja kaupat
  - liikunta- ja kulttuurijärjestöt
  - lasten ja nuorten kanssa toimivat yhdistykset ja -säätiöt
  - kotikaupungin tai -kunnan nuorisotoimintaan suunnatut avustukset (ks. kunnan nettisivut ja/tai kunnan nuoriso- ja kulttuuritoimi)
  - sosiaali- ja kulttuurialan ammattiin valmistavat oppilaitokset ja ammattikorkeakoulut
- Millaiset pelisäännöt?
  - Esim. vastuut, resurssit, sitoutuminen, yhteiset käytänteet
Koulun/opettajan tuki:
- Saako tapahtuman ideointiin ja järjestämiseen käyttää oppitunteja?
- Jos kyllä, kuinka monta ja mitä oppitunteja?
- Miten opettaja on mukana tapahtumassa?
- Miten koulu tukee tapahtuman järjestämistä (esim. tiedotus, tilat, henkilökunta, ruokailu)?
Lasten ja nuorten toiminnan motivointi
- Esim. toimintojen jatkuva arviointi (mikä onnistuu, mitä pitää kehittää)
- Selkeä, suunnitelmallinen ja riittävän nopea aikataulu
- Tilan antaminen, läsnä oleminen, kuunteleminen, kiinnostus, toiminnan tukeminen ja tarvittaessa sen jarruttaminen
- turvallinen ympäristö
- Jokaisen henkilökohtainen kehuminen sopivissa tilanteissa
- Hyvät kokoustarjoilut
- Kiitostapaaminen tapahtuman jälkeen, diplomit
Muistilista
- Tilavaraus
- Lupa-asiat, esim. Teosto / Gramex, yleisötilaisuudesta ilmoittaminen, turvallisuus- ja pelastussuunnitelma, arpajaislupa (miniatyyriarpajaiset)
- Markkinointi ja mainokset, opasteet
- Pohjakassa, pääsyliput, hinnasto, (muut maksutavat, esim. MobilePay)
- Rakenteet ja kalusteet: tarvittavat pöydät, tuolit, yms.
- Koristelut
- Äänentoisto ja valotekniikka, myös jatkojohdot
- Aktiviteetit, toimintapisteet (tarvikkeet, palkinnot, kassalippaat)
- Kioskissa myytävät tuotteet (kaupasta ostetut ja/tai itse leivotut) ja hinnasto
- Jätehuolto, siivous
- WC-tilat
- Löytötavaralaatikko
- Ensiapu
- Tehtäväroolit tapahtumassa, esim.:
  - Lipunmyynti
  - Järjestyksenvalvonta
  - Toimintapisteet
  - Kioskin/kahvilan henkilökunta
  - DJ / juontaja

4. Itse tapahtuma

Koko tapahtumatyöryhmän on syytä tavata useampia kertoja prosessin aikana ja viimeistään tapahtumaa edeltävänä viikkona. Lisäksi kannattaa kerrata vielä keskeisimmät asiat tapahtumaa edeltävänä päivänä.
Työryhmien tehtävien tilanne sekä jokaisen henkilökohtaiset tehtävät ja vastuualueet pitää käydä läpi. Jokaisella järjestäjällä tarkka kuva tapahtumasta ja omista vastuualueista.
Varatkaa tarpeeksi aikaa asioiden läpikäymiseen ja yhteishengen nostattamiseen.
Varasuunnitelma: varajäsenet tärkeimmille henkilöille ja esiintyjille, huonon sään seuraukset
Hyvissä ajoin tapahtumapaikalle.
Yllätyksiin suhtaudutaan mahdollisimman rauhallisesti ja käytetään mielikuvitusta.
Toisten tukeminen ja yhdessä tsemppaaminen! Tarkoitus pitää yhdessä hauskaa!
Tapahtuman purkaminen:
- tilan/alueen loppusiivous / siistiminen (roskat, tavarat) kaikkien vastuulla
- vuokra/lainakaluston palautus

5. Arviointi

Tapahtuman jälkeen palautekeskustelu:
- Yleisfiilis
- Mikä onnistui, miksi?
- Mikä oli haastavaa, miksi?
- Opimmeko jotain uutta?
- Tekisimmekö jotain toisin?
- Mikä jäi parhaiten mieleen ja mikä oli hauskinta?
Muistettava hoitaa esiintyjien palkkiot, laskut, kiitokset, mahdollisesti paikallislehteen pieni lehtijuttu
Myöhemmin mahdollisen tapahtumasta kerätyn asiakaspalautteen läpikäynti
Työryhmän/jäsenten palkitseminen: kiitostilaisuus, diplomit

ESIMERKKEJÄ TAPAHTUMAN TYÖRYHMISTÄ JA NIIDEN TEHTÄVISTÄ

A) TIEDOTUS JA MARKKINOINTI

Kaikki viestintä ulospäin on tiedottamista ja markkinointia.
Kuinka asiat välittyvät yleisölle, vaikuttavat suoraan tapahtuman suosioon.
Pitäkää mielessä, miksi ja kenelle tapahtuma järjestetään.
Miten voitte parhaiten tavoittaa tapahtuman kohderyhmän?
Aloittakaa tiedottaminen hyvissä ajoin ennen tapahtumaa.
Muistakaa hyvät käytöstavat: mainoksia laitetaan vain niille varatuille paikoille ja tarvittaessa kysytään erikseen lupa, esim. kouluilta.
Hyvä mainos:
• Mikä tapahtuma on kyseessä ja kuka sen järjestää?
• Mitä tapahtumassa tapahtuu? Mitä se sisältää?
• Miksi sinne kannattaa tulla?
• Missä se tapahtuu?
• Milloin tapahtuma järjestetään?
• Kenelle tapahtuma on tarkoitettu?
• Onko sisäänpääsymaksu ja jos on, minkä hintainen?
Tiedottamisen kanavia:
Mainosjulisteet
Sosiaalinen media
Lehdistötiedote
Lehti-ilmoitukset ja radiomainonta
Ilmaispalstat, kuten Menovinkit
Lue lisää markkinoinnista täältä.

B) LUVAT JA TALOUSASIAT

budjetti: menot, kuten tilavuokra, ohjelmistoon liittyvät maksut, ruoka/herkkutarjoilut, mahdolliset vakuutukset, luvat ja mainoskulut, tms.
budjetti: tulot, kuten pääsyliput, kahvion/kioskin tuotot, avustukset ja lahjoitukset
mahdolliset tarvittavat luvat, kuten:
- Yleisötilaisuudesta ilmoittaminen:
  - Tilaisuus tai tapahtuma on yleisötilaisuus silloin, kun se on avoin kenelle tahansa, joko ilmaiseksi tai pääsylipun ostamalla. Tyypillisiä yleisötilaisuuksia ovat esim. markkinat, urheilukilpailut, näytökset ja yleisölle suunnatut juhlat. Yleisötilaisuuteen osallistuminen ei siis edellytä erillistä kutsua tai jonkin yhteisön jäsenyyttä.
  - On hyvä aina ottaa yhteyttä tilaisuuden järjestämispaikan poliisiin ja selvittää paikallinen kanta. Pääsääntöisesti suurista tapahtumista (useita satoja osallistujia) on syytä tehdä ilmoitus järjestämispaikan poliisille.
  - Aivan kaikista yleisötilaisuuksista ei tarvitse ilmoittaa. Usein tällaisten tapahtumien luonne on sellainen, että sivullisille ja ympäristölle ei aiheudu haittaa, eikä erillisiä liikennejärjestelyjä vaadita. Tilaisuuden paikka tai yleisön vähäinen määrä voi olla myös perusteena, että tilaisuudesta ei tarvitse ilmoittaa. On kuitenkin hyvä ottaa yhteyttä tilaisuuden järjestämispaikan poliisiin ja selvittää paikallinen kanta.
  - Lue lisää Poliisin sivuilta.
- Mikäli tilaisuudessa soitetaan musiikkia:
  - Tekijänoikeustoimisto Teosto (äänitetty tai elävä taustamusiikki, elävänmusiikin konsertit, elokuvat)
  - Tekijänoikeusjärjestö Gramex (äänitemusiikki, äänitetty taustamusiikki, diskot, musiikkivideot)
  - Mikäli tapahtumassa soittaa DJ tai bändi, kannattaa heidän kanssaan keskustella siitä, kuka ilmoittaa Teostoon.
  - Lue lisää musiikin soittamisesta koulun diskossa täältä.
- Arpajaislupaa ei tarvita tietyin ehdoin:
  - Vapaaehtois- tai talkootyöpohjalta toimivat yhteisöt voivat kerätä toimintaansa varoja omalla työllään tai esimerkiksi arpajaisilla.
  - miniatyyriarpajaiset (alle 500 €)
  - pienarpajaiset (alle 3000 €)
  - Lue lisää Poliisin sivuilta.
- Elintarvikehuoneistoilmoitus
  - Ammattimaisesta toiminnasta on aina tehtävä ilmoitus, vaikka toiminta olisikin elintarviketurvallisuuden kannalta vähäriskistä. Tämänhetkisen ohjeistuksen mukaan Pop up -ravintolaa voi pitää kalenterivuoden aikana 12 päivänä ennen kuin toiminnasta tarvitsee tehdä elintarvikehuoneistoilmoitus.
  - Pienimmät toimijat, kuten yksityishenkilöiden tai harrastekerhojen vähäinen elintarvikkeiden tilapäinen myynti tai tarjoilu, on vapautettu ilmoitusvelvollisuudesta.
  - Lue lisää täältä.
- Meluilmoitus
  - Tilapäisistä, erityisen häiritsevää melua tai tärinää aiheuttavista tapahtumista ja töistä tulee tehdä meluilmoitus, esim. ulkoilmakonsertti, jossa käytetään äänenvahvistimia tai urheilu-, huvi-, näytös- tai muu suuri yleisötilaisuus, joka aiheuttaa erityisen häiritsevää melua.
  - Pienimuotoiset tapahtumat, kuten koulun liikuntasalissa järjestettävä disko tai koulun pihalla järjestettävä liikuntatapahtuma eivät yleensä tarvitse meluilmoitusta.
  - Lue lisää täältä.

C) TILAT JA TURVALLISUUS

Tila on varattava ja siihen tutustuttava hyvissä ajoin.
Mikäli tapahtuma järjestetään ulkona, tapahtumalle on hankittava maanomistajan lupa. Kaupunkien puistoalueille, uimarannoille, ulkoilualueille ja toreille luvat haetaan yleensä kaupungin rakennus- tai liikuntavirastolta. Miten huono sää voi vaikuttaa tapahtumaan?
On muistettava, että aikuiset kantavat lopullisen vastuun, koska kyseessä on alaikäisten järjestämä tapahtuma.
Sopiva tila:
- Soveltuuko tila tapahtuman järjestämiseen?
- Mitä tila maksaa – riittääkö budjetti?
- Milloin tilan saa käyttöön eli milloin valmistelut voi aloittaa?
- Milloin tila pitää luovuttaa?
- Kuuluuko hintaan siivous vai onko tila siivottava itse? Missä siivousvälineet sijaitsevat?
- Millainen varustetaso tilassa on?
- Onko tilassa WC ja keittiö (jos tarvitaan)?
Jos kyseessä on suuri tapahtuma, on turvallisuuteen kiinnitettävä erityistä huomioita:
- Turvallisuusasioista on neuvoteltava paikallisten poliisi- ja pelastusviranomaisten kanssa (turvallisuus- ja pelastussuunnitelma).
- Ensiaputaitoisia voi kysellä tuttavapiirin lisäksi Suomen Punaisen Ristin paikallisilta ensiapuryhmiltä.
- Hätänumero 112 ja tapahtumapaikan osoite on hyvä laittaa varmuuden vuoksi selkeästi näkyville.
- Riskien kartoitus:
  - Mitä, jos syttyy tulipalo tai tulee järjestyshäiriöitä tai henkilövahinkoja?
  - Kuka soittaa paikalle apua?
  - Missä ovat alkusammutus- tai ensiapuvälineet tai hätäuloskäytävät?

D) OHJELMA

Ohjelmatyöryhmä järjestää kohderyhmää kiinnostavaa ohjelmaa ja sisältöä tapahtumaan, esim. gallup-kyselyn avulla.
Tuttavaverkoston ja oman osaamisen hyödyntäminen
Kirjalliset sopimukset esim. bändeille (ruoka- tai rahapalkkiot)
Ohjelmaideoita ja esiintyjiä, esim.
- Paikalliset järjestöt (kulttuuri, liikunta, terveys)
- Kunnan tai seurakunnan toiminta
- Poliisi tai palokunta
- Bändit
- Muotinäytös
- Näytelmät ja teatteri
- Erilaiset pajat (askartelu, taide, musiikki, pelit, liikunta)
- Kilpailut
- Teemat (esim. kestävä kehitys, tasa-arvo, ystävänpäivä)
- Kirpputori
- Koulut ja oppilaitokset
Sopivan tarkka aikataulusuunnitelma: mitä, missä ja mihin aikaan asiat tapahtuvat? Myös aikaa ruokailulle, vapaa-ajalle ja hauskanpidolle!
Ohjelman läpikäynti esiintyjien kanssa, mahd. kenraaliharjoitus, varasuunnitelma, jos joku esiintyjistä on estynyt tulemaan tai sää on huono
Tapahtuman tarvikkeet, esim. bändi tarvitsee tilaa soittimilleen, esiintyjille täytyy järjestää paikka vaatteiden vaihdolle ja valmistautumiselle, tarvitaan rekvisiittaa ja sähköä. Esiintyjien kanssa on hyvä tarkistaa tilaan liittyvät asiat jo etukäteen.
Tarvikelista, esim. kynät, sakset, teippiä, paperia, sinitarraa, roskapusseja ja -astioita

E) TARJOILUT

Tarjoilutyöryhmä järjestää tapahtuman ruoka- ja juomatarjoilun esim. koulun ruokalassa. Vettä on hyvä olla saatavilla.
Tarjoilujen sovittamisesta tapahtuman ohjelmaan täytyy sopia yhdessä ohjelmatyöryhmän kanssa ja tarvittavista luvista ja budjetista on hyvä keskustella lupa- ja taloustyöryhmän kanssa.
Leivontatarvikkeita ja muita tuotteita voidaan pyytää myös lahjoituksena paikalliselta kauppiaalta.
Ennen h-hetkeä voidaan järjestää leivontailta.
Tarjoilun järjestäminen
- Tarjottavien hankinta: Järjestetäänkö tarjoilu ravintolan tai kahvilan kanssa vai hankitaanko ruokatarvikkeet itse? Kuka hankkii, mistä ja miten?
- Ketkä leipovat vai pidetäänkö leivontailta? Mitä ja missä leivotaan? Paljonko ruokaa tarvitaan?
- Tarjottavien myynti: Ketkä ovat myymässä ja mihin aikaan?
- Tarjottavien hinnoittelu
- Ruokailutilojen järjestäminen (pöydät, tuolit jne.)
- Ruokailu- ja kahvilatilan siivoaminen tarjoilun aikana ja sen jälkeen
- Eri lupien hakeminen
- Allergioiden ja erityisruokavalioiden huomioiminen (esim. laktoositon, gluteeniton ja vegaani)
- Kestävän kehityksen huomioiminen: Reilun kaupan tuotteet, lähi- ja luomutuotteet, kesto/biohajoavat astiat, jätteen kierrätys, jne.

MUUTA HUOMIOITAVAA

Käteisen käsittely
- Käteisen käsittely vie usein paljon aikaa tapahtuman aikana. Jonot pitenevät ja asiakkaat turhautuvat. Jos asiakkaat voivat ostaa herkku- ja aktiviteettilipukkeita / poletteja pääsymaksun yhteydessä lipunmyynnistä tai kenties jo ennakkoon, asiakaspalvelu sujuu huomattavasti tehokkaammin. Kortilla maksaminen (esim. MobilePay) voi olla myös vaihtoehto käteiselle.
Pääsymaksu
- Pääsymaksun hinta kannattaa pitää sopivan alhaisena (esim. 2 € / henkilö), jotta tapahtumaan saataisiin riittävästi ihmisiä. Leima käteen toimii hyvin pääsylippuna.
Lipukkeet / poletit
- Tapahtumissa voidaan käyttää paperista tehtyjä lipukkeita tai vaihtoehtoisesti poletteja eli rahakkeita, joita voidaan ostaa esim. pääsymaksun yhteydessä lippukassalta. Lipukkeilla tai poleteilla voidaan ostaa herkkuja ja aktiviteetteja tapahtuman aikana. Ne ovat siis rahan kaltaisia välineitä, joita voidaan käyttää rahan asemasta, kun halutaan vähentää rahan ja kortin käyttöä. Poletit voivat olla ekologinen vaihtoehto lipukkeille, jos esim. koulun vanhempainyhdistys ostaa niitä itselleen ja vuokraa/lainaa niitä luokkien järjestämiin tapahtumiin. Polettien arvo kannattaa määritellä (esim. 1 poletti = 1 €), jolloin maksuvaluutan arvo pysyy samana ja väärinkäytöksiltä vältytään. Poletteihin kannattaa painattaa / kaiverruttaa koulun tai vanhempainyhdistyksen nimi / logo. Lue lisää esim. täältä.
Valvojien määrä
- Toiminta- ja myyntipisteiden määrä vaikuttaa siihen, kuinka monta huoltajaa / aikuista tarvitaan valvojiksi tapahtumaan, jotta yleinen järjestys säilyy ja jonot eivät kasva liian pitkiksi. Esimerkiksi diskon järjestämisessä (100-200 osallistujaa) olisi järkevää olla vähintään 10 aikuista: järjestyksenvalvojat (4), lippukassa (1-2), herkkukioski (1-2), toimintapisteet (2-4). Isoissa tapahtumissa on hyödyllistä tehdä yhteistyötä toisen luokan kanssa (esim. 5AB), jolloin avuksi voidaan saada enemmän aikuisia. Vaikka lapset hoitavat toimintapisteiden organisoinnin ja myynnin, on (lähes) jokaisella pisteellä hyvä olla aikuinen katsomassa heidän peräänsä. Koulun sisä- tai ulkokartta voisi auttaa toimintapisteiden merkkaamisessa ja paikkojen hahmottamisessa.
Koulun vanhempainyhdistyksen mahdollisia investointeja (lainaa tai vuokraa pienellä hinnalla luokille):
- poletit
- grilli
- grillikatos
- popcorn-kone
- hattarakone
- mobiilimaksupääte

Lue lisää tapahtuman järjestämisestä täältä.

Myynti, Palvelu, Tapahtuma, Lapset

Juhlamestarit

Oletteko kiinnostuneita järjestämään lasten juhliin ohjelmaa, kuten leikkejä ja pelejä? Voisitteko kasata luokaltanne pienen porukan, joka suunnittelisi ja toteuttaisi noin 4-8-vuotiaiden lasten synttärijuhliin kivaa ohjelmaa?

Jokamiehenoikeudet, Opintoretket, Varainhankinta, Luonto

Jokaisenoikeudet ja -vastuut

Luonnon antimia, kuten marjoja, sieniä, villivihanneksia ja -yrttejä, rauhoittamattomia kukkia, koivunlehtiä, käpyjä, keppejä ja kiviä voidaan hyödyntää järkevissä rajoissa omien tuotteiden raaka-aineina. Jokaisenoikeudet (jokamiehenoikeudet) ja -vastuut on kuitenkin syytä kerrata ja pitää mielessä luonnossa liikuttaessa.

Myynti, Tapahtuma, Palvelu

Markkinointi ja mainokset

Hyvä tuote tai palvelu ei yksin riitä, vaan asiakkaiden on myös tiedettävä siitä. Markkinointi on siis tärkeää, sillä se vaikuttaa myyntiin, joten aloittakaa se hyvissä ajoin ennen tapahtumaa! Täältä löytyy lisätietoa erilaisten mainosten tekemiseen.