MUISTILISTA: KOKO OPINTORETKIPROSESSI

• Opettaja suostuu lähtemään opintoretkelle:
  • päiväretki (1 päivä)
  • yön yli kestävä opintoretki (yleensä 1-4 yötä)
• Oppilaita on kuultu alustavasti esim. oppitunnilla (yhteiset keskustelut / äänestys): 
  • Ovatko oppilaat kiinnostuneita lähtemään mukaan opintoretkelle ja siihen liittyvään varainhankintaan? 
  • Millainen opintoretki tai leirikoulu olisi heille mieluisin? (ideoita)
  • Miten ko. opintoretken tavoitteet kytkeytyvät opetussuunnitelmaan? (esim. kaveritaidot, liikunnalliset tavoitteet)
  • Millaisia varainhankintaideoita oppilailla on?
• Huoltajia on kuultu alustavasti esim. vanhempainillassa (yhteiset keskustelut / äänestys): 
  • Ovatko huoltajat valmiita lähtemään mukaan opintoretkeen liittyvään varainhankintaan ja mahdollisesti opintoretkelle valvojiksi? 
  • Millaisia opintoretki- ja varainhankintaideoita huoltajilla on? (omat vahvuudet ja verkostot, kuten yritykset, yhdistykset, jne.)
  • Tomerat-sovellus varainhankinnan apuna (info)
• Opintoretkikohteesta päättäminen 
  • Opettaja ilmoittaa opintoretkikohteen (Tavoite 1) kuultuaan ensin oppilaita ja huoltajia.
  • Tavoite 2 (varasuunnitelma, jos esim. rahaa ei saada kerättyä tarpeeksi tai jos halutaan tehdä esim. kaksi päiväretkeä)
  • Tavoite voidaan jättää myös avoimeksi ja päättää se myöhemmin.

• Asiassa voidaan lähteä liikkeelle yksittäisen huoltajan aloitteesta.
• Perustamiskokoukseen tulee kutsua luokan kaikki huoltajat. Opettaja voi välittää valmiin kutsun kaikille huoltajille.
• Kokouksessa kannattaa päättää varainhankinnan ja varojen käytön yksityiskohdat 

• Perustamisen yhteydessä tulee tehdä myös pöytäkirja tai vastaava laillisuusasiakirja pankkitilin avaamista varten

• Tomerat-sovelluksen käyttöönotto: vastuuhenkilön valinta (luokan tilin luonti ja perustietojen tallentaminen, muiden huoltajien kutsuminen ryhmään)

• Suunnitelmaan nimetään 1-3 vastuuhuoltajaa (luokan pankkitilin hallinnointi).
• Huoltajat vastaavat varainhankinnan suunnittelusta ja toteutuksesta.
• Ennen varainhankinnan aloittamista on tehtävä suunnitelma, jossa arvioidaan retken kokonaiskustannukset ja yksilöidään mahdollisimman tarkoin varojen hankintaan ja käyttöön liittyvät asiat. 
• Suunnitelmaan on syytä varata ylimääräistä rahaa mahdollisten lisäkustannusten (uudet oppilaat, oppilaan häiriökäyttäytyminen, opettajan ja muiden valvojien retkikulut ja vakuutukset, ym.) varalta.
• Varojen keräämisen tulee olla kohtuullista (alle 15 000 € / tilikausi) ja yhteisesti kerätyt varat tulee käyttää luokan yhteiseen toimintaan suunnitelman mukaisesti.
• Kaikki huoltajien kanssa sovittavat asiat kannattaa päättää kirjallisesti ja allekirjoituksin.
• Kaikki opintoretkeen liittyvät varaukset ja sopimukset on syytä säilyttää ainakin opintoretken päättymiseen asti.
• On hyvä muistaa, että opintoretkelle tai leirikouluun ei tarvitse, eikä välttämättä kannata lähteä kauas - lähimatkailu pienentää kuluja. Pääasia on kuitenkin yhdessäolo ja mielekäs yhteinen toiminta.
• Suunnitelmasta käy ilmi, esim.: 
  • Mihin kerätyt varat käytetään? 
    • Esim. opintoretken kustannukset, kuten retkikohde, majoitus, aktiviteetit, ruokailut, kuljetukset, vakuutukset, lisäkustannukset   
  • Miten varoja kerätään? 
    • Esim. keinot ja arvioidut summat
  • Mitä, jos luokalle tulee varainhankinnan aikana uusia oppilaita? 
    • Esim. Uudet oppilaat ovat oikeutettuja osallistumaan retkelle, eikä heitä voida osallistumisen edellytyksenä velvoittaa johonkin tiettyyn aiemmin toteutettuun varainhankintasuoritukseen.
  • Mitä, jos varojen keräämisessä mukana ollut oppilas ei osallistukaan retkelle (esim. sairastuminen, muutto)?
    • Esim. Yhteisesti kerätyt rahat jäävät opintoretkikassaan riippumatta siitä, onko oppilas osallistunut niiden keruuseen vai ei. Jos oppilas estyy osallistumasta opintoretkelle esimerkiksi sairastumisen vuoksi, hän ei saa keräämiään varoja takaisin. Jos oppilas peruu lähtönsä opintoretkelle, hänelle järjestetään opetusta toisen opetusryhmän kanssa retken ajan.
  • Mitä, jos rahaa jää yli?
    • Esim. Mahdolliset ylijääneet varat käytetään luokan yhteiseen virkistykseen.
  • Mitä, jos varoja ei saada kerättyä riittävästi?
    • Esim. Jos luokan asettama ensimmäinen tavoite ei toteudu, he voivat kerätä varoja toiseen, hieman kevyempään tavoitteeseen. Jos siihenkään ei saada kerättyä riittävästi rahaa, oppilaat päättävät yhdessä huoltajien ja opettajan kanssa, mihin yhteiseen toimintaan varat käytetään.
  • Mitä, jos opettaja estyy osallistumasta opintoretkelle?
    • Esim. Opettaja voi sairastua tai muuten estyä pitämästä opintoretkeä tai leirikoulua. Rehtori päättää sijaisjärjestelyistä tai mahdollisesta opintoretken tai leirikoulun keskeyttämisestä. Retki voidaan perua turvallisuussyistä.
  • Mitä, jos retki ei toteudukaan? 
    • Esim. Kerätyt varat tulee ensisijaisesti käyttää koko luokan hyväksi esimerkiksi järjestämällä opintoretki myöhemmin tai jollain muulla huoltajien yhteisesti sopimalla tavalla. Huom! Jos vanhempainyhdistys on kerännyt varat, on vanhempainyhdistyksen hallituksella mahdollisuus päättää, mihin rahat käytetään.

• Opintoretkeä suunniteltaessa on tärkeää varmistaa, ketkä oppilaista ja huoltajista ovat halukkaita lähtemään retkelle ja siihen liittyvään varainhankintaan mukaan. 
• Jokaisella oppilaalla on oikeus osallistua koulun vuosisuunnitelmaan kirjattuun opintoretkeen riippumatta yksilön panoksesta sen järjestelyihin. 
• Jos oppilas ei lähde opintoretkelle, hänelle järjestetään sillä välin opetusta toisessa ryhmässä.
• Oppilaiden huoltajat antavat kirjallisen suostumuksen lapsensa osallistumiselle koko päivän kestävälle opintoretkelle tai yön yli kestävään leirikouluun ja niihin liittyvään varainhankintaan (kyllä / ei).
• Myös lapsen mahdollisista sairauksista, allergioista, lääkityksistä ja muista retkellä huomioon otettavista rajoitteista kysytään huoltajilta kirjallisesti (ko. tietojen luovuttaminen yhteistyötaholle eli opintoretkikohteelle). 
• Myös huoltajien mahdollisuuksia osallistua luokan varainhankintaan ja opintoretkelle valvojina tiedustellaan alustavasti.
• Huom! Huoltajalla on vastuu oman lapsensa vapaa-aikana tapahtuvasta varainhankinnasta, esim. myyntityön turvallisuudesta ja lapsen vakuutusturvasta. Myyntityöhön vaaditaan siis alle 15-vuotiailta oppilailta huoltajan suostumus. 
• Huoltajat allekirjoittavat sopimuksen.

• Opintoretkikohteeseen otetaan hyvissä ajoin yhteyttä ja sovitaan retken ajankohdasta. Retkikohteesta on mahdollista saada apua opintoretken suunnitteluun.
• Yhteydenotto hoidetaan sähköpostilla, soittamalla tai käymällä paikan päällä. Sähköpostista jää dokumentti talteen. Lisäksi se antaa yhteistyötaholle aikaa selvittää esimerkiksi aikatauluja ja vastata tarkempiin kysymyksiin myöhemmin.
• Opintoretken kannalta keskeiset tiedot ilmoitetaan yhteistyötaholle:
  • Milloin olette menossa opintoretkelle? Miten kauan opintoretkellä on tarkoitus viipyä? 
  • Kuinka monta oppilasta on tulossa?
  • Minkä ikäisiä oppilaat ovat?
  • Kuinka monta valvojaa on tulossa (mikä on retkikohteen minimivaatimus)?
  • Millainen on opintoretken luonne - omatoiminen vierailu vai valmis yhteistyötahon tarjoama ohjelma?
  • Mitkä ovat retken tavoitteet?
  • Miten opintoretkellä on huomioitu oppilaiden mahdolliset liikuntarajoitteet?
  • Jos opintoretkellä järjestetään ruokailu yhteistyötahon toimesta, ilmoita oppilaiden erityisruokavaliot.
• Opintoretkikohteen käytänteet koskien mm. peseytymistä, loppusiivousta ja sairaanhoitoa selvitetään ennakkoon.

• Opettaja tekee opintoretkestä suunnitelman, jonka rehtori hyväksyy ja liittää koulun vuosisuunnitelmaan.
• Opintoretken on vastattava osallistujien ikäkautta, kehitystasoa ja opetussuunnitelman kasvatus- ja oppimistavoitteita, kuten opetuksen eheyttämistä ja monialaisia oppimiskokonaisuuksia (ilmiöoppiminen) sekä laaja-alaisen osaamisen tavoitteita (OPS2016).
• Retkikohdetta valittaessa varmistetaan, että kaikilla oppilailla on mahdollisuus osallistua opintoretkeen.
• Retkisuunnitelmassa otetaan huomioon suunnitteluun, toteutukseen ja jälkitöihin liittyvät työtehtävät ja niistä vastaavat aikuiset (projektien vastuuhenkilöt, pankkitilistä vastaavat henkilöt, jne.) sekä turvallisuuteen ja vastuisiin liittyvät yksityiskohdat.
• Suunnitelmassa otetaan huomioon mahdollisimman yksityiskohtainen ohjelma toimintoineen ja aikatauluineen.
• Rehtorin, opettajan ja muun koulun henkilökunnan, huoltajien sekä oppilaiden on oltava perillä työnjaosta ja omista vastuistaan. Vastuuasioista tiedottaminen on koulun ja opettajan tehtävä.
• Opintoretkiprosessiin liittyviä tehtäviä (huoltajat, oppilaat, opettaja) ovat esim.
  • Retkiohjelma: ohjelman perusrungon laatiminen ja yhteydenpito retkikohteen kanssa
  • Talous: opintoretken varainhankinnan suunnittelu ja toteutus
  • Ruokailut: ruokailujen suunnittelu
  • Kuljetus: opintoretkeen liittyvien kuljetusten kilpailutus
  • Dokumentointi: opintoretken kuvaus ja muu dokumentointi 
  • Materiaalit: opintoretkeen ja varainhankintaan liittyvien materiaalien hankinta ja hallinnointi
• Oppilaat, heidän huoltajansa, opettaja sekä retkikohteen henkilökunta osallistuvat opintoretken suunnitteluun ajoissa ja huolella turvallisuusnäkökulmat huomioiden. 
• Opettaja sopii yhdessä oppilaiden kanssa opintoretken pelisäännöistä sekä seuraukset sääntöjen rikkomisesta. Pelisäännöt pohjautuvat koulun järjestyssääntöihin.
  • Perusopetuslaki estää opettajaa eväämästä opintoretken yksittäiseltä oppilaalta, vaikka oppilas käyttäytyisi koulussa sääntöjen vastaisesti opintoretkeä edeltävänä aikana. Opettajan tulee keskustella oppilaan ja hänen huoltajiensa kanssa. Viimeisimpänä vaihtoehtona on perua matka kaikilta osallistujilta.
  • Mikäli oppilas ei noudata opintoretken aikana pelisääntöjä ja ohjeita, toimii asiattomasti tai vaarantaa oman tai muiden turvallisuuden, voidaan hänen opetusryhmäänsä muuttaa ja toimittaa hänet kesken retken kotiin. Tästä ei kuitenkaan saa koitua kustannuksia huoltajille, sillä oppilailla on oikeus maksuttomaan perusopetukseen. Näin ollen mahdolliset kustannukset maksetaan esimerkiksi yhdessä kerätystä opintoretkikassasta. Opettajan tulee olla yhteydessä oppilaan huoltajiin ja sopia, kuinka kotiinpaluu on paras järjestää. Kotiin lähettäminen ei saa kuitenkaan koskaan olla ensisijainen keino puuttua ongelmiin, vaan ongelma on pyrittävä selvittämään ja sopimaan oppilaan kanssa muilla keinoin opintoretkikohteessa.

• Opetuksen järjestäjän tehtävänä on laatia kouluilleen ohjeet ja toimintamalli koulun ulkopuolisen opetuksen toteuttamisesta, kuten opintoretkistä ja leirikouluista. Tarkista oman kuntasi ohjeistus koskien opintoretkien suunnittelua ja toteutusta.
• Rehtori hyväksyy opettajan esittämän opintoretkisuunnitelman, minkä jälkeen se kirjataan koulun vuosisuunnitelmaan.
• Rehtorin tulee olla tietoinen kaikesta koulun toiminnasta, koska hyväksyessään retken hän ottaa pedagogisen vastuun retkellä tapahtuvasta toiminnasta, myös mahdollisista tapaturmista.
• Koulun vuosisuunnitelmaan kirjataan tiedot retkestä yleisellä tasolla, esimerkiksi ”4.lk ja 6.lk tekevät lukuvuoden aikana opintoretken”. Pitkät opintoretket, kuten leirikoulut (1-4 yötä), tulee kirjata vuosisuunnitelmaan noin vuosi ennen retkeä. Vuosisuunnitelmaa voidaan tarvittaessa täydentää lukuvuoden kuluessa lyhyillä päivän kestävillä opintoretkillä.
• Vuosisuunnitelmaan merkitsemättömät, vapaa-aikana ja viikonloppuna tehdyt retket eivät ole koulun toimintaa, eivätkä siten ole vakuutuksen piirissä.

• Etukäteen tutustutaan retkikohteen mahdollisuuksiin ja riskeihin mahdollisten vaarojen ehkäisemiseksi:
  • Kohde valitaan siten, että opintoretki tai leirikoulu voidaan toteuttaa turvallisesti oppilaat ja heidän käyttäytymisensä huomioon ottaen. Riskien hallinnassa auttaa, kun ne tiedostaa ja arvioi ennalta. On syytä välttää kohteita, joissa vaara on ilmeinen ja valvonta vaikeaa, esimerkiksi kylpylöitä.
  • Liikkuminen opintoretkikohteessa oppilaiden ikä ja valmiudet huomioiden: jos oppilaat liikkuvat retkellä itsenäisesti pienemmissä ryhmissä, heidän kanssa on sovittava etukäteen yhteydenpitotavat ja kokoontumisajat sekä -paikat eksymisen varalta. Huom! Kukaan oppilaista ei saa jäädä yksin.
  • Kriisitilanteiden varalle tarvitaan ohjeet: miten toimitaan, jos esimerkiksi joku sairastuu tai joutuu onnettomuuteen, on päihtynyt, tapahtuu varkaus tai joku joudutaan lähettämään kesken retken kotiin.
  • Pahimpien mahdollisten skenaarioiden kirjaaminen ja niihin varautuminen on tärkeää, sillä silloin retken aikana ei tule yllätyksiä.
• Selvitys vakuutusten voimassaolosta koulun ulkopuolella toteutettavan opetuksen aikana sekä mahdolliset lisävakuutukset:
  • Vakuutusasiat saattavat vaihdella kunnittain, joten rehtorilta on aina varmistettava, mitä vakuutuksia koulu tarjoaa.
  • Mahdolliset lisävakuutukset voidaan maksaa luokan retkikassasta, jos niin yhdessä päätetään (henkilökohtainen / ryhmävakuutus).
  • Koulun vuosisuunnitelmaan kirjatun opintoretken tai leirikoulun aikana kunta on lainsäädännöllisesti vastuussa oppilaiden mahdollisten vahinkojen ja tapaturmien korvaamisesta. Opintoretken aikana oppilailla on voimassa samanlainen vakuutusturva kuin tavallisen koulupäivän aikana. Vakuutus ei kuitenkaan sisällä oppilaiden matkatavaravakuutusta, joten vanhempia tulee informoida ko. vakuutuksen ottamisesta.
  • Koulun vuosisuunnitelmaan kirjattu opintoretki nähdään opettajan virkamatkana ja siten osana hänen työtään, joten opettaja on retkellä ollessaan vakuutettuna lakisääteisellä tapaturmavakuutuksella. Myös koulun muu henkilökunta, kuten koulunkäyntiavustajat, ovat samoin tavoin vakuutettuja. Lisäksi kunta on saattanut vakuuttaa koulun henkilökunnan muilla vakuutuksilla.
  • Opintoretkelle lähtevät huoltajat ovat yksityishenkilöitä, minkä vuoksi he ovat itse vastuussa omista vakuutuksistaan. Retkelle lähtiessä huoltajille suositellaan ainakin tapaturmavakuutusta. Yhdessä voidaan sopia, että valvojiksi lähtevien huoltajien vakuutukset maksetaan luokan retkikassasta.
  • Jos opintoretki suuntautuu ulkomaille, kaikilla osallistujilla tulee olla mm. passi, rokotukset, matkustaja- ja matkatavaravakuutus sekä muut tarvittavat dokumentit.

• Huoltajilta on varmistettu, että opintoretkelle tarvittavat varat on kerätty ja maksut maksettu.
• Opintoretkelle osallistumattomille oppilaille on järjestetty valvonta sekä korvaavaa toimintaa toisen luokan mukana.
• Opintoretken ruokailu on järjestetty. Ruokalan henkilökuntaa tiedotetaan tarvittaessa eväiden tilaamisesta.
• Opettaja on selvillä, millä kulkuvälineellä ja mitä reittiä pitkin retkikohteeseen matkustetaan (myös kyytien aikataulut). Kulkemiseen varataan riittävästi aikaa.
• Opintoretkeä varten on hankittu riittävästi valvojia, sekä naisia että miehiä. Tämä lisää retken turvallisuutta ja antaa opettajalle lisäsilmiä.
• Opettaja on selvillä, että hänen vastuu oppilaistaan on jakamaton. Opettaja vastaa kaikkien oppilaidensa turvallisuudesta joka hetki koko retken ajan (sis. matkat). 
• Jos jotain tapahtuu tai opettaja on epävarma, miten tulisi toimia, hänen tulee ottaa yhteys viipymättä rehtoriin.
• Opettaja on selvillä vakuutusten voimassaolosta koulun ulkopuolella toteutettavan opetuksen aikana.
  • Jos opintoretki on rehtorin hyväksymä ja kirjattuna koulun vuosisuunnitelmaan, oppilas ja opettaja ovat vakuutettuja koko retken ajan.
  • Opettajan on varmistettava koulun rehtorilta, että vakuutus sisältää koulun ulkopuolella järjestettävän opetuksen. Jos koululla ei ole voimassa olevaa vakuutusta opintoretken tai leirikoulun ajaksi, opintoretkeä varten tulee hankkia erillinen vakuutus. Vakuutusehdot on tällöin selvitettävä kaikille, samoin se, korvaako vakuutus esimerkiksi esinevahinkoja. Retkelle kannattaa ottaa mukaan vakuutusyhtiön ympärivuorokautinen yhteysnumero, josta saa neuvoja oikeista toimintatavoista.
  • Opettajan kannattaa lisäksi varmistaa työnantajalta sekä omasta vakuutusyhtiöstä, että hänen vakuutusturvansa kattaa kaikki tapaturma- ja sairastumistilanteet matkan aikana.
• Opettaja on selvillä mahdollisista turvallisuusriskeistä ja toimintaohjeista vaaratilanteissa (ks. Turvallisuussuunnitelma).
  • Huolellisen valmistelun ohella suunnitelman mukainen toteutus on paras tae siitä, että retkestä tulee onnistunut ja turvallinen. 
  • Valvonta on aukotonta ja vahingoittumisvaara vähäinen mutta aina mahdollinen.
• Opintoretkelle on laadittu tarkka ohjelma ja realistinen aikataulu (sopivalla joustolla), myös varasuunnitelma esim. huonon sään varalle.
• Opettaja on varannut riittävästi aikaa siirtymiin, kuten ulkovaatteiden pukemiseen, jonoon järjestäytymiseen ja liikkumiseen paikasta toiseen. Ison oppilasryhmän liikuttelu vie pidempään kuin pienemmän ryhmän.
• Opettaja on sopinut etukäteen hyvissä ajoin opintoretken kanssa päällekkäiset välituntivalvonnat ja opetusvastuut.
• Opettaja on kerrannut oppilaiden kanssa opintoretken käyttäytymis- ja toimintaohjeet (ks. Opintoretken pelisäännöt), jotka perustuvat koulun järjestyssääntöihin.
• Opettaja on varannut mukaan ensiaputarvikkeet (päiväretket, leirikoulut). 
• Opettaja on tallentanut tärkeät puhelinnumerot (rehtori, huoltajat, retkelle osallistuvat aikuiset, retkikohde, paikallinen sairaala/terveyskeskus, poliisi, vakuutusyhtiö) koululta saatuun työpuhelimeen hätätilanteiden varalta. 
• Opettaja on tietoinen retken osallistujamäärästä (oppilaslista): oppilaat tulee laskea ennen opintoretkelle lähtöä, retkikohteessa sekä retken päättyessä.

• aikataulu sekä mahdolliset muutokset lukujärjestykseen
• mukaan otettava varustus
• ruokailu (koululla/kohteessa/koululta saatavat eväät/omat lisäeväät)
• valvojien määrä (koulun henkilökunta, huoltajat)
• turvallisuus (esim. matkustaminen, kriisitilanteet, vahingot)
• opintoretken rahoitus (huoltajien tuki)